Tài liệu này được viết riêng cho đội ngũ STC CROP — từng bước cụ thể, ví dụ thực tế, không cần biết gì trước.
Sau khi hoàn thành 10 bài này, bạn có thể tự xây dựng hệ thống quản lý công việc hoàn chỉnh cho STC — không cần thuê ai, không cần biết code.
Bước đầu tiên: tạo tài khoản Notion miễn phí và cài app trên máy tính + điện thoại.
Hãy tưởng tượng bạn có một cuốn sổ tay thần kỳ:
Tất cả trong một ứng dụng, miễn phí. Đó là Notion.
Gõ vào thanh địa chỉ: notion.com → Enter. Trang web mở ra bằng tiếng Anh — không sao, chúng ta sẽ chuyển sang tiếng Việt sau.
Có 3 cách đăng ký. Chọn 1 trong 3:
Notion hỏi một vài câu để thiết lập ban đầu:
→ Nhấn Continue qua từng bước. Cuối cùng Notion tạo workspace mới cho bạn.
Notion trên điện thoại giúp bạn ghi chú ngay khi đang ngoài đường, gặp khách hàng, hay chợt nảy ra ý tưởng.
Sau khi cài xong: mở app → đăng nhập bằng đúng tài khoản vừa tạo → dữ liệu tự đồng bộ.
Hiểu từng vùng trên màn hình để điều hướng tự tin, không bị lạc.
Giao diện Notion chia làm 3 vùng chính. Nhìn vào màn hình anh chụp, đây là những gì anh thấy:
Nhấn vào Search hoặc nhấn Ctrl+P (Windows) / ⌘+P (Mac) để tìm kiếm nhanh bất kỳ trang nào trong Notion. Đây là tính năng dùng nhiều nhất — workspace càng lớn, tìm kiếm càng quan trọng.
Hiện thị các trang bạn mở gần đây, task được assign cho bạn, và meeting notes. Mỗi sáng mở Notion nên bắt đầu từ đây.
Ghim các trang dùng nhiều nhất vào đây. Cách ghim: Hover (di chuyển chuột) vào tên trang trong sidebar → nhấn biểu tượng ☆ xuất hiện → trang tự động vào Favorites.
Đây là nơi liệt kê tất cả trang của bạn:
Nhấn ▶ cạnh tên trang để xem trang con bên trong.
Phần lớn màn hình bên phải là nơi bạn đọc và chỉnh sửa nội dung trang. Một vài điều cần biết:
| Hành động | Cách làm |
|---|---|
| Bắt đầu viết | Nhấn vào bất kỳ đâu trong vùng trắng → gõ bàn phím |
| Tạo block mới | Nhấn Enter để xuống dòng, gõ / để chọn loại block |
| Di chuyển block | Hover vào đầu dòng → xuất hiện ⠿ → kéo thả |
| Xóa block | Nhấn vào block → nhấn Backspace khi dòng trống |
| Undo (hoàn tác) | Ctrl+Z — dùng thoải mái, không sợ mất |
| Lưu nội dung | Tự động — Notion lưu liên tục, không cần nhấn Save |
Trang (Page) là nền tảng của mọi thứ trong Notion. Học cách tạo và tổ chức trang đúng cách.
Mỗi trang trong Notion giống như một tờ giấy trắng vô hạn. Bạn có thể viết gì lên đó cũng được: văn bản, bảng, hình ảnh, checklist, link... Và bên trong một trang có thể chứa nhiều trang con khác, giống như thư mục lồng nhau.
Làm theo từng bước dưới đây ngay bây giờ:
Hoặc nhấn Ctrl+Shift+N để tạo trang mới nhanh hơn. Một trang trắng xuất hiện ở vùng nội dung chính.
Ở đầu trang trống, hover lên vùng tiêu đề → nhấn "Add icon" → một emoji ngẫu nhiên xuất hiện → nhấn vào emoji đó để thay bằng 🏠.
Emoji giúp nhận biết trang nhanh trong sidebar. Đây là thói quen nên có ngay từ đầu.
Click vào dòng "Untitled" lớn ở đầu trang → gõ: STC Dashboard → nhấn Enter.
Bạn vừa đặt tiêu đề trang xong. Tiêu đề tự động hiển thị trong sidebar bên trái.
Hover lên vùng tiêu đề → nhấn "Add cover" → Notion thêm ảnh bìa ngẫu nhiên. Nhấn "Change cover" để chọn màu sắc hoặc ảnh khác. Trang có cover trông chuyên nghiệp hơn hẳn.
Trong sidebar, hover chuột vào tên trang "🏠 STC Dashboard" → nhấn ☆ → trang xuất hiện ở mục "Favorites" phía trên sidebar. Từ giờ mỗi ngày mở Notion, trang này luôn ở trên cùng.
Bây giờ tạo các trang chính sẽ dùng trong các bài sau. Tạo thêm 4 trang mới theo cách đã học:
| Tên trang cần tạo | Emoji | Mục đích |
|---|---|---|
| 🔗 Link Landing Page | 🔗 | Lưu link các trang bán hàng của STC |
| 📋 Quản lý Dự án | 📋 | Theo dõi tiến độ các dự án |
| 👥 Khách hàng | 👥 | Danh sách và lịch sử khách hàng |
| ✍️ Lịch Content | ✍️ | Lên kế hoạch bài đăng mạng xã hội |
Mọi thứ trong Notion đều là "block". Hiểu block = hiểu 80% cách dùng Notion.
Hãy tưởng tượng mỗi trang Notion như một bức tường LEGO. Mỗi viên LEGO là một "block". Bạn có thể thêm, xóa, di chuyển, thay đổi loại block tự do.
Mỗi dòng trong Notion = 1 block. Khi bạn nhấn Enter, bạn tạo ra block mới.
Ngay khi gõ /, một menu xuất hiện liệt kê tất cả loại block. Gõ thêm tên để tìm nhanh.
| Gõ | Tạo ra | Dùng khi nào |
|---|---|---|
/text |
Đoạn văn thường | Ghi chú, mô tả, ghi nhớ thông tin |
/todo |
☐ Checkbox (tick được) | Danh sách việc cần làm, checklist lắp đặt |
/h1 |
Tiêu đề lớn | Tên phần, tên mục lớn trong tài liệu |
/bullet |
• Danh sách chấm đầu dòng | Liệt kê tính năng sản phẩm, ghi chú nhiều mục |
/table |
Bảng database inline | Bảng giá, bảng so sánh sản phẩm |
/image |
Hình ảnh | Ảnh sản phẩm, ảnh lắp đặt, infographic |
/callout |
📌 Hộp nổi bật | Lưu ý quan trọng, cảnh báo, mẹo hay |
/toggle |
▶ Nội dung ẩn/hiện | FAQ, thông tin chi tiết kỹ thuật ít xem |
/divider |
───────────── | Ngăn cách các phần trong tài liệu |
/file |
📎 Upload file | Đính kèm PDF báo giá, datasheet kỹ thuật |
Vào trang "📋 Quản lý Dự án" → nhấn "+ New page" bên trong → tạo trang "Quy trình lắp đặt FPT Camera" với nội dung sau:
Đây là kết quả bạn sẽ tạo được bằng cách dùng các block: /h1, /todo, /bullet, /callout.
Database là tính năng mạnh nhất và khác biệt nhất của Notion. Nắm được cái này là bạn hơn 90% người dùng.
Bạn đã dùng Excel chưa? Database trong Notion giống Excel nhưng thông minh hơn nhiều:
Vào trang "🔗 Link Landing Page" → xóa nội dung cũ nếu có → làm theo các bước:
Một bảng trống xuất hiện với 2 cột mặc định: Name và Tags. Chúng ta sẽ tùy chỉnh lại.
Nhấn + ở cuối dòng tiêu đề → chọn loại cột:
Nhấn "+ New" ở cuối bảng → điền thông tin hàng đầu tiên:
| 📋 Tên trang | 🏷 Sản phẩm | 🚦 Trạng thái | 🔗 Link | 📅 Cập nhật |
|---|---|---|---|---|
| 🔐 Landing OSUNO OSN-3601 | Khóa thông minh | 🟢 Live | osuno.stc... | 11/04/2026 |
| 📹 FPT Camera Đắk Lắk | Camera FPT | 🟢 Live | smarthomedaklak... | 10/04/2026 |
| ☀️ NLMT Tưới tự động | Hội thảo | 🟡 Đang làm | — | — |
Nhấn vào "+ Add a view" ở góc trên trái bảng → chọn "Board" → chọn group by "Trạng thái".
Bây giờ bạn có thể thấy landing page theo cột: Live / Đang làm / Đã xong. Cùng dữ liệu, nhìn hoàn toàn khác!
Xây dựng hệ thống lưu trữ link landing page, tài liệu kỹ thuật và file báo giá — tìm lại trong 3 giây.
Bạn có từng bị những tình huống này không?
→ Notion giải quyết tất cả: 1 nơi lưu, tìm ngay trong 3 giây.
Tiếp tục từ bài 5, mở rộng database "Link Landing Page" với đầy đủ thông tin:
| Cột | Loại | Nhập gì | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Tên trang | Title | Tên mô tả rõ ràng | 🔐 Landing OSUNO OSN-3601 |
| Sản phẩm | Select | Chọn từ danh sách | Khóa thông minh |
| Trạng thái | Select | Live / Đang làm / Bảo trì | 🟢 Live |
| Link chính | URL | Dán link trực tiếp | osuno.smarthomedaklak.com |
| Vercel URL | URL | Link deploy Vercel | stc-osuno.vercel.app |
| Ngày tạo | Date | Ngày deploy lần đầu | 15/03/2026 |
| Cập nhật cuối | Date | Ngày chỉnh sửa mới nhất | 11/04/2026 |
| Ghi chú | Text | Thông tin thêm | Tích hợp VietQR SePay |
Mở trang bất kỳ → gõ /file → nhấn "Upload file" → chọn file từ máy tính.
Dùng khi: File nhỏ hơn 5MB (giới hạn plan miễn phí). Phù hợp cho: script CSKH, báo giá mẫu, hướng dẫn sử dụng ngắn.
Upload file lên Google Drive → nhấn chuột phải → "Copy link" → dán vào cột URL trong Notion.
Dùng khi: File lớn (PDF catalog, video demo, Excel báo giá nhiều sheet). Không tốn dung lượng Notion.
Mỗi sản phẩm của STC có 1 trang riêng chứa mọi thứ liên quan. Ví dụ trang "📹 FPT Smart Home — Tài liệu":
Khi nhân viên cần bất kỳ thứ gì về FPT → vào 1 trang này → có hết.
Xây dựng hệ thống Kanban để theo dõi tất cả dự án STC đang chạy song song.
STC đang chạy nhiều việc cùng lúc: lắp đặt FPT, bán OSUNO, chuẩn bị hội thảo, content mạng xã hội, Liberica... Không có hệ thống theo dõi, rất dễ quên việc và bỏ sót khách hàng.
Board mặc định có 3 cột: No Status, In Progress, Done. Chúng ta sẽ đổi tên và thêm cột.
Nhấn vào tên cột để đổi tên. Nhấn "+ Add a group" để thêm cột mới:
Mở một card bất kỳ → nhấn "+ Add a property" → thêm các trường sau:
Nhấn "Filter" ở góc trên → thêm filter → chọn "Danh mục" → "FPT" → chỉ còn thấy task FPT. Tắt filter để xem lại toàn bộ.
Dùng khi muốn focus vào 1 mảng: ví dụ sáng làm OSUNO, lọc OSUNO để không phân tâm.
| Thời gian | Việc làm | Trong Notion |
|---|---|---|
| 5 phút | Xem Board — có task nào tắc không? | Board view → cột "Đang làm" |
| 5 phút | Cập nhật tiến độ task tuần trước | Kéo card sang cột mới / đánh dấu xong |
| 5 phút | Tạo task mới cho tuần này | Nhấn "+ New" → điền thông tin |
Xây hệ thống theo dõi khách hàng đơn giản nhưng hiệu quả — không cần mua phần mềm CRM đắt tiền.
CRM (Customer Relationship Management) = hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Với STC, điều này có nghĩa là:
Gõ /table → "Table - Full page". Xóa cột mặc định Tags.
| Tên cột | Loại | Các lựa chọn (Select) |
|---|---|---|
| Tên khách hàng | Title | — |
| Số điện thoại | Phone | — |
| Địa chỉ | Text | — |
| Giai đoạn | Select | 🔵 Lead → 💬 Tư vấn → 📋 Báo giá → 🤝 Chốt → ✅ CSKH |
| Quan tâm đến | Multi-select | FPT Camera / OSUNO Khóa / GPS Xe / NLMT |
| Nguồn khách | Select | Facebook / Zalo / Giới thiệu / Tự đến / TikTok |
| Giá trị ước tính | Number | — (VNĐ) |
| Ngày liên hệ | Date | — |
| Ghi chú | Text | — |
Nhấn "+ Add a view" → chọn Board → Group by "Giai đoạn".
Bây giờ bạn thấy pipeline bán hàng: từng khách hàng nằm ở cột nào là biết đang ở bước nào. Khi chốt được → kéo sang cột "Chốt".
Thêm view mới → List → Filter:
→ Kết quả: danh sách khách hàng chưa chốt mà chưa liên hệ trong 7 ngày — cần gọi lại ngay!
Mỗi khách hàng trong database có thể mở ra thành 1 trang đầy đủ. Nhấn vào tên khách → trang chi tiết mở ra → ghi toàn bộ lịch sử:
Tổ chức nội dung Facebook, Zalo, TikTok cho STC trên 1 dashboard duy nhất.
| Cột | Loại | Tuỳ chọn quan trọng |
|---|---|---|
| Tiêu đề bài | Title | — |
| Ngày đăng | Date | Bật "Include time" để ghi giờ đăng |
| Kênh đăng | Multi-select | Facebook / Zalo / TikTok / Website / Instagram |
| Loại nội dung | Select | Video / Ảnh sản phẩm / Text / Story / Reels / Livestream |
| Sản phẩm | Select | FPT / OSUNO / NLMT / Liberica / Chung |
| Trạng thái | Select | 💡 Ý tưởng / ✍️ Đang viết / ✅ Đã duyệt / 📢 Đã đăng |
| Link bài đăng | URL | Dán link bài sau khi đăng xong |
| Lượt tương tác | Number | Điền số like/comment/share sau 24h |
Nhấn "+ Add a view" → chọn Calendar → Calendar by "Ngày đăng".
Bây giờ bạn thấy lịch tháng với các bài viết được plan. Mục tiêu: ít nhất 3–4 bài/tuần cho Facebook + Zalo.
Nhấn vào tên bài → trang chi tiết mở ra → ghi toàn bộ nội dung bài đăng, hashtag, ghi chú hình ảnh:
Bài cuối cùng. Những mẹo này tiết kiệm hàng chục phút mỗi ngày khi đã thành thói quen.
| Phím tắt | Tác dụng | Mức độ dùng |
|---|---|---|
| Ctrl+P | Tìm kiếm trang nhanh | ⭐⭐⭐⭐⭐ Dùng nhiều nhất |
| / | Mở menu tạo block | ⭐⭐⭐⭐⭐ Dùng nhiều nhất |
| Ctrl+Z | Hoàn tác (Undo) | ⭐⭐⭐⭐⭐ Dùng nhiều nhất |
| Ctrl+Enter | Tick checkbox (khi con trỏ đang ở dòng checkbox) | ⭐⭐⭐⭐ |
| @ | Mention trang hoặc người dùng khác | ⭐⭐⭐⭐ |
| [[ | Link đến trang khác trong Notion | ⭐⭐⭐⭐ |
| Tab | Thụt dòng vào trong (tạo sub-item) | ⭐⭐⭐ |
| Shift+Tab | Đưa dòng ra ngoài (bỏ indent) | ⭐⭐⭐ |
| Ctrl+B | In đậm text đang chọn | ⭐⭐⭐ |
| Ctrl+Shift+L | Chuyển chế độ tối/sáng | ⭐⭐ |
| Ctrl+Shift+M | Tạo comment trên đoạn text | ⭐⭐ |
| Ctrl+D | Duplicate block (nhân đôi) | ⭐⭐ |
Thêm emoji vào đầu tên trang/task để nhận biết nhanh trong sidebar: 📋 task, 🔗 link, 💰 doanh thu, ⚠️ gấp, ✅ xong, 📱 mobile, 🌐 web...
Giữ chuột vào tên trang → kéo lên/xuống hoặc vào trong trang khác. Đặt trang quan trọng lên đầu, trang ít dùng xuống dưới.
Khi tạo trang mới → nhấn "Templates" → Notion cung cấp sẵn hàng chục template cho: Meeting notes, Task list, Weekly planner... Dùng template để không phải bắt đầu từ tờ giấy trắng mỗi lần.
Khi điền ngày vào cột Date của database → nhấn vào ô Date → bật "Remind" → chọn "1 day before" hoặc "On day". Notion gửi thông báo nhắc nhở trước deadline.
Nhấn "Share" ở góc trên phải → nhập email nhân viên → chọn quyền (Can edit / Can comment / Can view). Nhân viên nhận email mời → vào được trang đó ngay.
Nhấn ... (3 chấm) ở góc trên phải → Export → PDF. Dùng để gửi báo giá, tài liệu hướng dẫn cho khách hàng dưới dạng PDF đẹp.
Trong database → nhấn Filter + Sort cùng lúc. Ví dụ: Filter "Nguồn khách = Facebook" + Sort "Giá trị" giảm dần → xem top khách từ Facebook giá trị cao nhất.
Tạo nhiều view cho cùng 1 database với filter/sort khác nhau. Ví dụ: anh Toàn thấy view "Tổng quan", nhân viên kinh doanh thấy view "Chỉ khách của tôi". Mỗi view lưu riêng.
Trong database Khách hàng → thêm cột Relation → chọn database "Sản phẩm" → bây giờ mỗi khách hàng có thể liên kết với sản phẩm họ đã mua. Nhấn vào sản phẩm từ trang khách hàng → mở ngay trang sản phẩm đó.
Cài tiện ích "Notion Web Clipper" trên Chrome → khi thấy bài viết hay về smarthome, cà phê, marketing... nhấn vào icon → lưu ngay vào Notion để đọc sau. Không cần copy link rồi quên.
| Thói quen | Khi nào | Làm gì trong Notion |
|---|---|---|
| 🌅 Sáng mở Notion trước Facebook | Mỗi sáng, 5 phút | Xem Dashboard → Task hôm nay → Ai cần gọi lại |
| 📝 Ghi ngay, đừng nhớ trong đầu | Bất cứ lúc nào | Mở app điện thoại → tạo trang mới → ghi ý tưởng |
| 📊 Review tuần mỗi thứ Hai | Thứ Hai, 15 phút | Cập nhật Board → Tạo task tuần mới → Check deadline |
| 🧹 Dọn dẹp cuối tháng | Cuối tháng, 20 phút | Archive task xong → Cập nhật thông tin KH → Review content tháng |
| 📅 Plan content Chủ Nhật | Mỗi Chủ Nhật, 30 phút | Lên 4 ý tưởng bài → Điền lịch content → Đặt lịch nhắc |